Penerapan E-Procurement dan Keuntungannya

Penerapan e-procurement dalam pelaksanaan kegiatan pengadaan barang/jasa yang dimulai dari tahap  perencanaan harus menerapkan prinsip pengadaan yang meliputi prinsip efisien, efektif, kompetitif, transparan dan bertangungjawab.

E-PROCUREMENT

Dalam kaitan proyek atau tender yang selama ini menempati posisi pertama dalam kasus korupsi diharapkan dapat diminimalisir dengan pemanfaatan e-procurement. Tender proyek pada suatu instansi pemerintah, BUMN, dan pemerintah daerah melalui e-procurement dinilai lebih transparan dan menghemat biaya.

Seperti Apa E-Procurement itu?

Meskipun terdapat berbagai pendapat dan definisi mengenai e-procurement namun pada umumnya praktisi mendefinisikan e-procurement sebagai suatu proses dimana seluruh proses pengadaan barang dan jasa dilakukan secara elektronik dan sebagian besar barang dan jasa dibeli secara elektronik.

e-Procurement membuat proses pendaftaran, perlelangan dan segala yang terkait dengan pengadaan barang dan jasa dapat dikerjakan tanpa sarana kertas. Sistem e-procurement memfasilitasi rangkaian proses pemilihan penyedia barang/jasa yang meliputi:

  1. E-Tendering, yaitu tender umum dalam rangka mendapatkan barang/jasa, dengan penawaran harganya dilakukan satu kali pada hari, tanggal, dan waktu yang telah ditentukan dalam dokumen pengadaan, untuk mencari harga terbaik tanpa mengabaikan spesifikasi yang telah ditetapkan dengan memanfaatkan media elektronik yang berbasis web.
  2. E-Selection, yaitu seleksi umum dalam rangka pengadaan tenaga kerja atau jasa konsultasi yang prosesnya dilakukan secara elektronik.

Terdapat dua pihak yang terkait secara langsung dalam proses e-procurement. Pihak-pihak tersebut yaitu:

  • Buyers atau users, yaitu pihak instansi yang menyelenggarakan pelaksanaan e-procurement
  • Vendors, yaitu pihak penyedia barang/jasa. Pihak inilah yang nantinya akan diseleksi oleh user dan ditentukan siapa yang lolos untuk mengikuti proses tender dan menjalin kontrak dengan pihak instansi pemerintah, BUMN, atau pemerintah daerah.

Manfaat atau keuntungan dari penggunaan e-Procurement untuk belanja pengadaan barang/jasa adalah sebagai berikut:

  1. Memudahkan proses pengadaan dan pembayaran;
  2. Menghemat biaya dan mempercepat proses karena komunikasi bisa dilakukan secara online antara user dengan vendor (Penyedia);
  3. Meningkatkan transparan dan akuntabilitas;
  4. Menghindari terjadinya kecurangan dalam pengadaan sehingga tercipta persaingan usaha yang sehat.

Praktik atau Tahapan E-Procurement di Berbagai Negara

Secara praktik setiap negara memiliki sistem e-procurement yang berbeda-beda tergantung dari kondisi dan situasi negara masing-masing. Pada umumnya e-procurement dibagi dalam 4 tahap yaitu :

  1. Access to information about contract
    Bagi calon Penyedia yang berminat mengikuti proses tender dapat mengakses informasinya dengan mengunjungi situs e-Procurement Pemerintah.
  2. Pre-qualification
    Bagi calon Penyedia yang memiliki barang/jasa sesuai dengan kualifikasi yang ditentukan oleh user dalam hal ini pemerintah, dapat meneruskan dengan mengirimkan data-data perusahaan melalui situs e-procurement. Data-data tersebut misalnya perizinan usaha (mulai dari SIUP, TDP, NIB), Rencana Anggaran Biaya (RAB), dan kualifikasi barang yang dimiliki. Calon Penyedia dapat melihat dan mengumpulkan data informasi tentang siapa saja Penyedia yang mengikuti tender, karena di dalam sistem e-procurement ditampilakan secara terbuka.
  3. Tendering
    Tendering yaitu proses lelang yang merupakan proses dimana calon Penyedia menawarkan barang/jasa kepada user. Ada dua hal yang membuat user mengambil keputusan dalam memilih dan menetapkan Penyedia. Pertama, Penyedia yang dapat memberikan harga terbaik atau kedua karena adanya penawaran ekonomis yang menguntungkan.
  4. Qualification and Debriefing
    Tahap terakhir adalah kualifikasi yang merupakan prosedur pembuktian bahwa dokumen kualifikasi yang diserahkan oleh calon penyedia yang memenuhi syarat kualifikasi, adalah benar dan sah. Pokja (Kelompok Kerja) Pemilihan melakukan pemerikasaan kembali supplier yang telah memenangkan tender, baik dari segi adminstrasi ataupun barang/jasa yang akan ditawarkan sebelum akhirnya kontrak pekerjaan ditandatangani. Sementara debriefing merupakan proses wawancara supplier yang kalah dalam proses tender (hanya beberapa negara yang memberlakukannya).

Kriteria Keberhasilan Penerapan E-Procurement

Untuk menyukseskan pelaksanaan e-procurement, perlu diperhatikan beberapa kriteria yang harus dicapai, yaitu : kesiapan sumber daya manusia (SDM), ketersediaan infrastruktur IT, serta perhatian dari pihak-pihak yang terlibat langsung dari pimpinan tertinggi hingga pegawai tingkat operasional. Berikut di bawah ini penjelasannya:

  1. Leadership, yaitu penerapan e-procurement membutuhkan komitmen dan dukungan penuh dari pimpinan. Dukungan dari pimpinan perlu diwujudkan dalam wujud tindakan nyata dan bukan hanya sekedar wacana.
  2. Transformasi pola pikir dan pola tindak, yaitu penerapan e-procurement memerlukan perubahan perilaku dan mental dari seluruh pihak yang terkait.
  3. Jumlah dan mutu sumber daya manusia (SDM), yaitu teknologi tidak akan mungkin berjalan dengan sendirinya tanpa adanya pihak yang mengelola. Penerapan e-procurement di Indonesia membutuhkan dukungan SDM yang berkualitas dan berkompeten dengan jumlah SDM yang memadai.
  4. Ketersediaan infrastruktur, yaitu infrastruktur yang dimaksud di sini meliputi banyak hal, dari mulai perangkat keras, piranti lunak, sampai kepada jaringan komunikasi dan sarana fisik lainnya.

 

Pengendalian E-Procurement

Perubahan sistem pengadaan barang/jasa dari cara manual ke sistem pengadaan elektronik, mau tidak mau memerlukan perubahan dalam pengendaliannya. Pengendalian merupakan dasar untuk memastikan apakah sistem e-procurement yang telah dikembangkan telah aman dan mencegah serta mendeteksi adanya penyimpangan atau “fraud”.

Pengolahan data secara elektronik selain memberikan berbagai keuntungan bagi organisasi juga memberikan peluang terjadinya kejahatan komputer. Untuk itu dalam penerapan e-procurement dibutuhkan pengendalian untuk mengetahui apakah penerapan sistem e-procurement telah berjalan dengan baik dan sesuai dengan standar operasional prosedur (SOP).

Proses yang dilakukan serba online dapat memberikan keuntungan seperti keakuratan data yang lebih terjamin, serta penghematan atas pengeluaran yang terjadi dalam kesalahan tulis manual dapat diminimalisasi. Sedangkan untuk menghindari kemungkinan adanya kecurangan dan fraud dalam penggunaan e-procurement, maka setiap instansi pemerintah atau perusahaan memiliki password untuk melindungi datanya.

Dalam e-procurement supplier yang berminat mengikuti proses tender juga diberikan password atau no ID User sendiri yang tidak dapat diketahui pihak luar. Semakin banyak instansi pemerintah atau perusahaan yang memanfaatkan sistem e-procurement dalam tendernya, maka yang diharapkan adalah para pengguna dapat mengamankan informasinya dengan tidak membagikan password kepada siapapun.

Demikianlah penjelasan mengenai apa itu e-procurement, bagaimana penerapan atau implementasinya, dan apa saja kriteria keberhasilan penerapan e-procurement. Semoga menambah wawasan kita semua ya.

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *