Mengenal Keuntungan dan Kriteria Pembuatan SOP (Standar Operasional Prosedur)

Dalam sebuah organisasi pemerintah maupun swasta, bisa dalam bentuk perusahaan, efisiensi dalam bekerja atau dalam memberikan pelayanan yang berkualitas sangat diharapkan oleh masyarakat. Oleh karenanya, dibutuhkan standar operasional prosedur (SOP) yang nantinya mampu menciptakan sebuah sistem kualitas dan teknis yang konsisten dan sesuai dengan kebutuhan.

Penerapan Standar Operasional Prosedur (SOP) dalam setiap unit kerja dalam organisasi memiliki peran strategis yang sangat unggul. Sehingga setiap unit kerja dalam organisasi harus sepakat untuk disiplin dan konsisten dalam mengimplementasikan SOP. Penerapan SOP dengan penuh kedisiplinan akan menciptakan efisiensi dari setiap tugas yang dikerjakan oleh pegawai, baik dari segi efisiensi waktu, proses kerja, jumlah tenaga kerja, maupun biaya operasional yang digunakan.

 

Mengenal Apa itu SOP (Standard Operating Procedure)

 

SOP (Standard Operating Procedure) atau yang diterjemahkan menjadi PSO (Prosedur Standar Operasi) adalah pedoman tertulis yang membentuk sebuah sistem kerja dan disusun untuk memudahkan, merapikan, dan menertibkan sebuah pekerjaan dari awal sampai akhir.

Fungsi dan Tujuan SOP

 

Dokumen SOP bagi sebuah organisasi memiliki beberapa fungsi yaitu di antaranya :

  1. Memperlancar dan mempermudah tugas dan tanggung jawab pegawai atau unit kerja sehingga mewujudkan hasil kerja yang baik
  2. Mempermudah untuk melakukan evaluasi terkait hambatan atau kendala yang terjadi saat pelaksanaan tugas
  3. Mengarahkan pegawai untuk bekerja dengan penuh kedisiplinan
  4. Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.
  5. Memastikan bahwa semua keputusan dan tindakan yang dilakukan oleh pegawai dapat berjalan secara efektif dan efisien, dan konsisten.

Selain memiliki fungsi, penerapan SOP juga mempunyai beberapa tujuan. Secara spesifik tujuan-tujuan tersebut adalah :

  1. Menjaga konsistensi kinerja pegawai dalam menjalankan suatu prosedur kerja. Dengan SOP, konsistensi pegawai terhadap sistem dapat terjamin meskipun terdapat pegawai lain yang resign maupun digantikan dengan orang lain.
  2. Menciptkan keteraturan dan kesistematisan dalam pelaksanaan tugas pegawai
  3. Memudahkan proses pengontrolan pada setiap proses kerja.
  4. Memberikan keterangan atau kejelasan tentang alur proses kerja, wewenang dan tanggung jawab dalam bekerja.
  5. Memberikan keterangan tentang dokumen-dokumen yang dibutuhkan dalam suatu proses kerja.
  6. Melindungi perusahaan dan pegawai dari malpraktek atau kesalahan administrasi lainnya.
  7. Menghindari kesalahan, keraguan, duplikasi dan inefisiensi.
  8. Untuk mengidentifikasikan pola kerja secara tertulis, sistematis, dan konsisten agar mudah dipahami oleh seluruh pihak yang terlibat baik internal maupun eksternal.
  9. Memudahkan proses pemberian tugas serta tanggung jawab pada setiap unit kerja.

 

Manfaat SOP

 

Penerapan SOP memiliki banyak keuntungan, diantaranya yakni adalah sebagai berikut:

  1. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan dan tugasnya.
  2. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab individual pegawai dalam melaksanakan tugasnya.
  3. Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang pegawai dalam melaksankan tugasnya
  4. Membantu pegawai untuk menjadi lebih mandiri dan tidak bergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.
  5. Menjelaskan mengenai beban tugas yang harus dijalankan oleh seorang pegawai.
  6. Menjelaskan kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai oleh pegawai dalam melaksanakan tugasnya.
  7. Memudahkan tahapan pelayanan yang diberikan kepada masyarakat dilihat dari kesederhanaan alur pelayanan.
  8. Mengurangi beban kerja dan dapat meningkatkan , comparability, credibility, dan defensibility.
  9. Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas.
  10. Dapat digunakan sebagai alat ukur kinerja pegawai.
  11. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas.
  12. Memberikan efisiensi waktu karena semua proses kerja sudah terstruktur dalam sebuah dokumen tertulis.
  13. Membantu memberikan informasi yang diperlukan dalam penyusunan standar pelayanan, sehingga dapat memberikan informasi yang jelas bagi kinerja pelayanan.

Dengan rincian mengenai manfaat SOP di atas, dapat diketahui bahwa SOP sangat dibutuhkan oleh sebuah organisasi. Dapat dibayangkan, tanpa pedoman yang baku (SOP) tentu akan menimbulkan kebingungan di antara para pegawai dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya.

 

Kriteria dan Syarat Pembuatan SOP

 

Kriteria dan syarat yang harus dipenuhi dalam pembuatan standar operasional prosedur (SOP) adalah sebagai berikut:

  1. Mudah dan jelas, yaitu prosedur operasional yang dibuat harus dapat dengan mudah dimengerti dan diterapkan oleh semua pegawai bahkan bagi pegawai baru yang masuk ke dalam organisasi atau perusahaan.
  2. Efisien dan efektif, yaitu pedoman yang berisi prosedur-prosedur operasional harus merupakan prosedur yang paling efisien dan efektif dalam proses pelaksanaan tugas.
  3. Selaras, yaitu prosedur-prosedur yang distandarkan harus selaras dengan prosedur-prosedur standar lain yang terkait prosedur yang distandarkan.
  4. Dapat diukur (measurable), yaitu output dari SOP mengandung standar kualitas atau mutu baku tertentu yang dapat diukur pencapaian keberhasilannya.
  5. Dinamis, SOP yang dibuat memiliki kesesuaian dengan kebutuhan peningkatan kualitas pelayanan yang berkembang dalam penyelenggaraan pelayanan publik.
  6. Berorientasi kepada pengguna atau pihak yang dilayani, yaitu SOP yang dibuat harus mempertimbangkan kebutuhan pihak yang dilayani sehingga dapat memberikan kepuasan kepada pengguna.
  7. Kepatuhan hukum, yaitu SOP yang diuat haruslah memenuhi ketentuan dan peraturan-peraturan pemerintah yang berlaku.
  8. Kepastian hukum, yaitu SOP yang diuat harus ditetapkan oleh pimpinan sebagai sebuah produk hukum yang ditaati, dilaksanakan dan menjadi instrumen atau media untuk melindungi pegawai dari kemungkinan tuntutan hukum.

Demikianlah penjelasan mengenai apa itu standar operasional prosedur (SOP), keuntungan dengan adanya SOP, dan kriteria pembuatan SOP agar dalam penerapannya mencapai kesuksesan atau keberhasilan.

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *